[Coronavírus] Dicas da Vivo para fazer a gestão remota de equipe ser mais produtivo trabalhando de casa

Muitas coisas mudaram devido ao Coronavírus, a rotina no trabalho também!

Aqueles que tiveram a oportunidade de continuar trabalhando de casa, viram-se em um ambiente familiar e confortável, mas ao mesmo tempo estranho (pelo menos para quem não costuma levar o trabalho para casa).

A dinâmica de trabalhar dentro de casa é completamente diferente do que se está acostumado dentro de um ambiente de escritório. É preciso muita disciplina para que continue rendendo tanto quanto antes e também muita comunicação entre os gestores e suas equipes.

Pensando nisso, a Vivo compartilhou com a gente algumas dicas sobre como fazer a gestão remota do seu time e ser mais produtivo trabalhando de casa.

Equilibre o tempo entre profissão e família durante o trabalho


Converse com sua família


Estabeleça regras de convivência no trabalho remoto (trabalho realizado à distância). Explique que vai estar presente, mas não disponível. E que, enquanto estiver trabalhando, não poderá ser sempre interrompido.

Se for necessário, use sinalizações para mostrar aos outros da casa quando estiver no modo "trabalho". Vista suas roupas “de trabalho”. Se tiver um crachá, use-o também. Dê apoio visual para que todos percebam que você está trabalhando no momento.

Escolha um local da casa exclusivo para trabalhar


Preferencialmente um lugar silencioso, afastado da rotina da casa e longe da circulação de pessoas. Mas seja tolerante com eventuais ruídos domésticos, principalmente agora que as crianças estão sem aula e precisam ficar em casa.

Defina um horário para começar e encerrar o trabalho e respeite este expediente


Faça pequenos "rituais" no início e no fim do dia para ajudar a entrar e sair do "modo trabalho" e a não se perder nos horários. Eu, por exemplo, trago um copo de água até a minha mesa, e no final do expediente, o levo até a pia.

Respeite seus horários durante o trabalho remoto. Tenha hora para começar, almoçar e terminar o expediente. Não vá trabalhar demais, nem pular o almoço!

Tire o pijama


Eu sei que é tentador ficar de pijama o dia todo (eles são muito confortáveis), mas estudos mostram que nosso desempenho e nossa motivação são maiores quando nos vestimos para trabalhar. Pijama só depois do expediente, ok?

Pense na ergonomia


Use o local e os móveis mais adequados possíveis para trabalhar. Uma cadeira confortável e o notebook na altura dos olhos já são um ótimo começo. Lembre-se de que sua saúde no trabalho remoto depende de você.

Não recomendo trabalhar sentado na cama, nem no sofá. Suas costas e seu pescoço vão ficar doloridos depois de um tempo.

Como liderar equipes remotas:


Pense “em modo remoto” primeiro e comece pelo digital

  • Tenha uma comunicação democrática e liderança clara, adotando sempre um ambiente online;
  • Considere que, se uma pessoa está remota, todas estão;
  • Busque experiências digitais;
  • Evite tomar decisões importantes antes de incluir todos na conversa;
  • É papel do gestor mapear possíveis dificuldades;
  • A liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural.


Adote o escritório virtual como ponto de encontro

  • Utilize ferramentas apropriadas para uma comunicação mais imediata em tempo real, assuntos rápidos (ex.: Slack, Telegram, Zoom ou até mesmo Whatsapp);
  • Dentro dessas ferramentas, crie grupos com toda a sua equipe e adote um quadro de mensagens para levantar temas mais específicos;
  • Utilize também ferramentas para gerenciamento de projetos (ex.: Trello, Jira, GanttProject);
  • Realize vídeo conferências para reuniões individuais e/ou encontros de alinhamento com o time;
  • Oriente a utilização de plataformas para compartilhamento de arquivos e documentos;
  • Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe ficar atualizada do contexto geral e tirar a sensação de isolamento.


Esqueça a comunicação por interrupção

  • Crie ambientes livres de distrações, garantindo que seu time tenha o que precisa para trabalhar;
  • Informe o que é necessário antes de perguntarem;
  • Veja se a informação está disponível em algum lugar antes de acionar o seu time;
  • Crie hábito de chamar os seus liderados por meio de ferramentas colaborativas de comunicação;
  • Utilize a comunicação constante (Whatsapp, Slack, Zoom), dando visibilidade a todos os envolvidos;
  • Tenha encontros frequentes, porém objetivos.


Use todos os canais de comunicação

  • Utilize diferentes canais (gravação de reuniões por meio de ferramentas colaborativas de comunicação ou documento em texto do que foi decidido) para garantir o alinhamento com sua equipe;
  • A liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural;
  • Atenção às mensagens fora do horário de trabalho.


Combine um período diário para todos estarem online

  • Faça uma reunião diária. Esses encontros estimulam as pessoas a cumprirem os combinados e apresentarem os status dos projetos;
  • Combine entregas periódicas, seja no dia, seja na semana.


Foque nas discussões que levem a questões práticas

  • Dê informações completas, porém, tenha cuidado no grau de detalhamento na comunicação.


Estimule a autonomia e confie no seu time

  • Autonomia, propósito, confiança e foco em resultados são a base de um trabalho remoto;
  • Defina metas, papéis, expectativas e disponibilize para a equipe;
  • Autonomia só funciona com alinhamento;
  • Não fique preocupado com a micro gestão.


Dia a dia

  • Reserve momentos na agenda para levantar-se da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar não acontecendo;
  • Mantenha um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança aos funcionários sobre a evolução da pandemia;
  • Paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados.


O que acharam das dicas da Vivo?